外国人社員を採用している企業では、本人の事情により急に帰国が決まるケースがあります。
退職、家族の事情、ビザの問題、体調不良など、理由はさまざまです。しかし、住んでいる賃貸物件の手続きは、帰国するからといって自動的に終わるわけではありません。
この記事では、外国人社員が突然帰国する場合に、採用担当者や人事担当者が確認すべき賃貸手続きをわかりやすく解説します。
まず確認すべきこと
外国人社員から急な帰国の相談を受けたら、まず以下の内容を確認しましょう。
- 帰国予定日
- 退職日または最終出勤日
- 現在の住所
- 契約者名義が本人か会社か
- 管理会社の連絡先
- 鍵の返却方法
- 部屋に荷物が残るかどうか
特に重要なのは、賃貸契約の名義です。
本人名義と法人契約で対応が違う
本人名義で契約している場合、基本的には外国人社員本人が退去手続きを行う必要があります。
一方で、会社名義の法人契約の場合、契約者は会社です。そのため、退去連絡や家賃精算、鍵の返却について、会社が管理会社と直接やり取りすることが多くなります。
外国人社員が突然帰国する場合、まず契約名義を確認し、誰が正式に退去手続きを行うべきかを整理しましょう。
退去連絡は早めに行う
日本の賃貸では、退去する際に1か月前または2か月前までの退去連絡が必要なことがあります。
急に帰国する場合でも、契約書に書かれた退去予告期間は原則として有効です。
たとえば、2か月前通知の契約で、帰国の1週間前に退去連絡をした場合、帰国後も家賃が発生する可能性があります。
そのため、帰国が決まった時点で、できるだけ早く管理会社へ連絡することが大切です。
退去通知の方法を確認する
退去連絡は、電話や口頭だけでは正式な手続きとして認められない場合があります。
管理会社によっては、以下の方法を指定していることがあります。
- 退去通知書の提出
- WEBフォームでの申請
- メールでの申請
- 管理会社指定の書面提出
採用担当者が本人をサポートする場合は、管理会社に「どの方法で退去通知が必要か」を確認しましょう。
家賃や違約金の精算に注意
急な帰国で特にトラブルになりやすいのが、家賃や違約金の精算です。
以下の費用が発生する可能性があります。
- 退去予告期間中の家賃
- 短期解約違約金
- 退去時クリーニング費用
- 原状回復費用
- 未払い家賃や保証会社手数料
本人が帰国した後に請求が届く場合もあります。法人契約の場合は、会社に請求されることもあるため、事前確認が必要です。
鍵の返却方法を決める
鍵の返却は、退去手続きの中でも重要です。
本人が帰国してしまい、鍵が返却されていない場合、退去が完了しない可能性があります。
また、鍵を紛失した場合は、鍵交換費用が発生することがあります。
帰国前に、本人が管理会社へ直接返却するのか、会社が預かって返却するのかを決めておきましょう。
残置物がある場合の対応
部屋に家具、家電、生活用品、ゴミなどが残っている場合、残置物として扱われることがあります。
残置物が多いと、撤去費用が発生する可能性があります。
特に急な帰国では、本人が荷物を片付けられないまま出国してしまうケースがあります。
採用担当者は、帰国前に部屋の中の荷物をどうするかを確認しておくと安心です。
退去立会いができない場合
退去時には、管理会社や担当者と一緒に室内を確認する退去立会いが行われることがあります。
しかし、外国人社員がすでに帰国している場合、本人が立ち会えないこともあります。
その場合、代理人による立会いが可能か、鍵返却後に管理会社のみで確認できるかを事前に相談しましょう。
外国人社員が突然帰国する場合は、本人が日本にいる間に立会い日程を調整できるかが重要です。
会社に連絡が来る可能性があるケース
本人名義の契約でも、会社が勤務先や緊急連絡先として登録されている場合、管理会社や保証会社から連絡が来ることがあります。
特に以下の場合は、会社に確認連絡が入る可能性があります。
- 本人と連絡が取れない
- 家賃の未払いがある
- 鍵が返却されていない
- 荷物が残っている
- 退去日が不明確
外国人社員の住居トラブルは、人事担当者の負担になることがあります。事前に社内ルールを決めておくことが大切です。
採用担当者ができる事前対策
外国人社員が突然帰国するリスクに備えて、企業側で事前にできる対策があります。
- 契約名義を社内で把握しておく
- 管理会社の連絡先を保管する
- 退去通知期限を確認しておく
- 短期解約違約金の有無を確認する
- 緊急時の連絡フローを決める
- 帰国時の住居チェックリストを用意する
入社時に住居情報を整理しておくことで、急な帰国時にも対応しやすくなります。
まとめ
外国人社員が突然帰国する場合、企業は賃貸契約の名義、退去通知、家賃精算、鍵返却、残置物対応を早めに確認する必要があります。
本人が出国した後では、連絡が取りづらくなり、手続きが進まないこともあります。
外国人社員の採用では、入社時だけでなく、退職・帰国時の住居対応まで考えておくことが重要です。
willowでは、外国人社員のお部屋探しから、入居後・退去時のサポートまで対応しています。外国人採用に伴う住居サポートでお困りの企業様は、お気軽にご相談ください。
FAQ：外国人社員が突然帰国する場合の賃貸手続き
Q1. 外国人社員が急に帰国する場合、会社は何を確認すべきですか？
まず、契約名義、帰国日、退去予定日、管理会社の連絡先、鍵の返却方法、部屋に荷物が残るかを確認しましょう。
Q2. 本人名義の賃貸契約でも会社に連絡が来ますか？
会社が勤務先や緊急連絡先として登録されている場合、本人と連絡が取れないと管理会社や保証会社から連絡が来ることがあります。
Q3. 急な帰国でも退去連絡は必要ですか？
はい、必要です。帰国する場合でも賃貸契約の退去予告期間は原則として有効です。連絡が遅れると追加家賃が発生する可能性があります。
Q4. 退去立会いができない場合はどうすればいいですか？
管理会社へ相談し、代理人の立会いが可能か、鍵返却後に管理会社のみで確認できるかを確認しましょう。
Q5. 部屋に荷物が残っている場合はどうなりますか？
残置物として扱われ、撤去費用が発生する可能性があります。帰国前に荷物の処分方法を決めておくことが大切です。
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